Daten & Aufbewahrung
Höchstdauer für die Aufbewahrung von Dialogen, Transkripten und Audioaufnahmen in Ihrer Organisation festlegen
Legen Sie fest, wie lange Dialoge, Transkripte und Aufnahmen in Ihrer Organisation höchstens gespeichert bleiben. Die Seite finden Sie unter Organisationseinstellungen → Daten → Daten & Aufbewahrung. Nur hier legen Sie fest, wie lange Dialoge aufbewahrt werden. Jede Auswahl speichert sofort für sich und bestätigt das mit Gespeichert.
Löschintervall für Dialoge festlegen
Wählen Sie unter Automatisches Löschen von Dialogen eine Frist: Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Quartalsweise, Jährlich oder Nie (Dialoge werden nicht automatisch gelöscht). Jeder Dialog, der älter ist, wird beim nächsten geplanten Löschlauf automatisch entfernt.
Ihre Frist gilt als Obergrenze: Mitglieder können in ihren persönlichen Datenhaltungs-Einstellungen nur eine kürzere Frist wählen. Länger als Ihre Vorgabe geht nicht. Dort sehen sie Ihre Vorgabe als Obergrenze Ihrer Organisation.
Die Einstellung gilt für die ganze Organisation, sobald Sie sie ändern. Dialoge, die schon älter als die neue Frist sind, werden beim nächsten Löschlauf entfernt.
Fristen für Transkripte und Aufnahmen festlegen
Diktate und Meeting-Aufnahmen werden gespeichert, damit Mitglieder sie später nachlesen und anhören können. Zwei Fristen begrenzen das für die ganze Organisation:
- Transkripte aufbewahren: gilt für Diktat-Texte und Meeting-Transkripte samt Zusammenfassungen.
- Audioaufnahmen aufbewahren: gilt für die Tonaufnahmen selbst. Läuft die Frist ab, bleibt der Text erhalten und nur die Aufnahme wird gelöscht.
Aufnahmen werden nie länger aufbewahrt als die zugehörigen Transkripte. Auch diese Fristen sind Obergrenzen: Mitglieder können für sich nur kürzere Fristen wählen, unter Medien: Transkripte & Aufnahmen, und sehen dort Ihre Vorgabe. Stellen Sie Transkripte auf Nicht speichern, werden Diktate und Aufnahmen gar nicht abgelegt.