Dokumente
Word, Excel, PowerPoint und PDF erstellen und ändern, der Dokument-Editor und Präsentationen in der Firmenvorlage
Cowork schreibt keine „Textdatei, die wie ein Word-Dokument aussieht". Es erzeugt echte Office-Dateien auf Ihrem Gerät und ändert vorhandene an Ort und Stelle, ohne ihre Formatierung platt zu machen.
Ein Dokument erstellen
Fragen Sie in normalen Worten danach: „mach mir eine Excel-Datei mit einem Blatt je Region", „schreib das als Word-Dokument", „mach aus den Notizen fünf Folien", „exportier die Zusammenfassung als PDF".
| Format | Was die KI füllt |
|---|---|
| Excel | Ein oder mehrere Blätter mit Zeilen und Formeln |
| Word | Überschriften, Absätze, Listen |
| PowerPoint | Folien mit Titel, Untertitel, Stichpunkten |
| Dieselbe Blockstruktur wie Word, direkt als PDF geschrieben |
Die Datei wird lokal geschrieben, durch dieselben Prüfungen wie jeder andere Schreibvorgang: innerhalb eines freigegebenen Ordners, atomar, und eine vorhandene Datei nur dann überschreibend, wenn das gemeint war. Hochgeladen wird nichts.
Reiner Text, Markdown und CSV werden als einfache Dateien geschrieben, nicht als Office-Dokumente.
Ein vorhandenes Dokument ändern
Das ist die wichtigere Hälfte. Geändert wird an Ort und Stelle, die Formatierung bleibt.
| Format | Wie eine Änderung ausgedrückt wird |
|---|---|
| Excel | Je Zelle: B3 bekommt einen neuen Wert. Andere Zellen, Formeln und Formatierung bleiben |
| Word | Suchen und Ersetzen im Text. Der Absatz behält seine Gestaltung, auch wenn die Formatierung mitten im Satz wechselt |
| PowerPoint | Suchen und Ersetzen im Text einer Folie |
| Vorhandener Text wird an seiner Stelle ersetzt, das Layout bleibt |
Ein Dokument neu zu schreiben ist nicht dasselbe wie es zu ändern. „Die Datei nochmal, aber mit den neuen Zahlen" erzeugt eine neue Datei ohne die alte Formatierung. „Korrigier die Zahlen in C7 und C9" ändert sie. Sagen Sie, was Sie wollen.
Grenzen beim PDF
Textersetzung im PDF hat echte, sichtbare Grenzen, und die KI ist angewiesen, sie vorher zu nennen:
- Nur vorhandener Text wird ersetzt. Wo kein Text war, kann nichts eingefügt werden.
- Zeichen, die die eingebettete Schrift nicht kennt, erscheinen einfach nicht.
- Deutlich längerer Ersatztext läuft über den Rand.
Ist das PDF ein ausfüllbares Formular, sind die Felder der richtige Weg. Ein Formularfeld bringt seine eigene Darstellung mit, es gibt dort also überhaupt keine Schrift- und Randgrenzen. Die Feldnamen stehen im gelesenen Dokument unter „Formularfelder".
Seitenweite Vorgänge sind vom Inhalt getrennt: Seiten löschen, umsortieren, drehen oder die Seiten eines anderen PDFs anhängen. Die Seiten selbst wandern unverändert. Was das kostet, wird vorher gesagt: Umsortieren baut die Datei neu auf und behält Formularfelder, Anmerkungen, Verlinkungen und Lesezeichen nicht; Anhängen übernimmt Formularfelder, Anmerkungen und Verlinkungen der angehängten Dateien nicht; und ein Kopierschutz wird beim Speichern entfernt.
Präsentationen in der Firmenvorlage
Wenn Ihre Organisation PowerPoint-Vorlagen hinterlegt hat, kann die KI eine neue Präsentation auf einer davon aufbauen, sodass sie im Erscheinungsbild des Unternehmens herauskommt, ohne dass danach jemand Folien umformatiert.
Die Vorlage wählen Sie über ihren Namen, oder Sie lassen die Standardvorlage nehmen. Je Folie gibt es ein Layout:
| Layout | Für |
|---|---|
| Titel | Die erste Folie |
| Titel, Stichpunkte | Die alltägliche Inhaltsfolie |
| Zwei Spalten | Vergleiche, vorher und nachher |
| Abschnittstitel | Ein Trenner zwischen Teilen |
| Zitat | Eine herausgestellte Aussage |
| Leer | Nichts vorbelegt |
Diagramme, Tabellen, Bilder und Sprechernotizen gibt es auf diesem Weg nicht, weil sie sich nicht verlässlich in ein Vorlagen-Layout setzen lassen. Dafür lassen Sie die Präsentation ohne Vorlage bauen.
Das ist der einzige Dateivorgang, an dem der Server beteiligt ist: dort liegen die Vorlagen. Ihr Inhalt geht als Folienplan hoch, die fertige Datei wird lokal geschrieben, und die Bytes der Vorlage erreichen das Modell nie. Sind für Sie keine Vorlagen hinterlegt, sagt die KI das, statt ein Design zu erfinden.
Der Dokument-Editor
Klicken Sie ein Dokument im Bereich Dateien an, und es öffnet sich in einer Oberfläche für dieses Format, nicht als extrahierter Text.
| Format | Was Sie sehen |
|---|---|
| Word | Ein bearbeitbares Feld je Absatz |
| PowerPoint | Nach Folie gruppiert |
| Excel | Ein Raster mit Blatt-Tabs. Eine Formelzelle zeigt die Formel und wird als Formel gespeichert |
| Startet in der echten Anzeige, mit Umschalter auf die Textbearbeitung | |
| PDF-Formular | Eine dritte Ansicht mit den ausfüllbaren Feldern. Der gefahrlose Weg, ein PDF zu ändern |
| CSV, TSV | Ein Raster, mit Umschalter zurück auf den Rohtext |
| Text, Markdown | Der Code-Editor, bei Markdown mit gerenderter Vorschau |
| Bilder, Video | Direkt dargestellt |
Speichern über den Knopf in der Kopfzeile oder mit Cmd/Strg+S. Eine Änderung von außen überschreibt nicht, was Sie offen haben: solange ungespeicherte Änderungen bestehen, gewinnen Sie.
Teile, die ein Format nicht ändern lässt, etwa ein Signaturfeld oder eine Schaltfläche im PDF, erscheinen mit einem Schloss, statt beim Speichern still verloren zu gehen.
Formate ohne Vorschau
odt, ods, odp, die alten doc, xls, ppt und rtf haben hier keine Vorschau. Der Bereich sagt das und bietet Mit Standardprogramm öffnen an. Ihren Text kann die KI trotzdem lesen.
Bei manchen Formaten zeigt der Dateibereich extrahierten Text und verweigert das Speichern,
mit Begründung. Das ist Absicht: bei einem gescannten PDF, einer .eml oder einer alten .xls
ist der sichtbare Text eine lesbare Extraktion und nicht die Datei. Ein Speichern würde das echte
Dokument durch diese Extraktion ersetzen. Was sich wirklich bearbeiten lässt, landet dort gar
nicht erst, sondern im Editor oben.
Das Ergebnis prüfen
Bei einer Präsentation oder einem PDF kann die KI eine einzelne Seite oder Folie als Bild darstellen und sich ansehen. So prüft sie ein Layout, das sie gerade erzeugt hat, statt blind zu arbeiten. Word und Excel sind nicht dabei, weil sie keine feste Seitengeometrie haben.
Wenn Sie selbst sicher sein wollen, öffnen Sie die Datei im Editor: beim PDF ist das die echte Anzeige, bei einer Präsentation die Ansicht Folie für Folie.