Office-Vorlagen · DeutschlandGPT

Eine Office-Vorlage ist die eigene PowerPoint-, Word- oder PDF-Datei Ihres Unternehmens. Ist sie hochgeladen, entstehen neue Präsentationen und Dokumente direkt auf dieser Datei. Sie tragen dann Ihr Logo, Ihre Folienlayouts, Farben, Schriften, Ihren Briefbogen sowie Kopf- und Fußzeilen.

Office-Vorlagen sind nicht dasselbe wie Prompt-Vorlagen. Das sind gespeicherte Prompts, die Sie mit / einfügen.

Wo Vorlagen hochgeladen werden

Seite	Wer	Was Sie tun können
Office-Vorlagen unter Organisationseinstellungen → KI & Modelle → Office-Vorlagen	Administratoren der Organisation	Vorlagen für die ganze Organisation oder für bestimmte Gruppen oder Personen hochladen, löschen und als Standard markieren
Meine Office-Vorlagen	Alle Nutzer	Persönliche Vorlagen hochladen, die nur Sie verwenden, und wieder löschen. Die Vorlagen der Organisation sehen Sie schreibgeschützt

Beide Seiten zeigen alle Vorlagen in einer Tabelle mit Name, Programm, Sichtbarkeit und Datum des Hochladens. Über den Filter Programm sehen Sie nur die Vorlagen eines Programms, das Suchfeld findet eine Vorlage nach Namen. Diese Programme gibt es:

Programm	Dateitypen	Verwendet für
PowerPoint-Vorlagen	`.pptx`, `.potx`	Präsentationen im Chat, im PowerPoint-Add-in und in der Desktop-App
Word-Vorlagen	`.docx`, `.dotx`	Dokumente im Chat. Kopf- und Fußzeilen, Formatvorlagen und Seiteneinrichtung bleiben erhalten, Platzhalter wie `{{Name}}` werden ausgefüllt
PDF-Vorlagen	`.pdf`	PDFs im Chat. Ausfüllbare Formulare werden ausgefüllt, auf einen Briefbogen wird der neue Inhalt gelegt

Zum Hochladen klicken Sie auf Vorlage hochladen, wählen das Programm, geben bei Bedarf einen Namen ein (sonst gilt der Dateiname), wählen die Datei und klicken auf Hochladen. Wählen Sie den Namen mit Bedacht, denn über ihn fragt man im Chat nach der Vorlage.

Vorlagen für bestimmte Gruppen oder Personen

Eine Vorlage der Organisation kann für alle gelten oder nur für bestimmte Gruppen oder Personen. Das ist nützlich, wenn sich mehrere Firmen einer Gruppe eine Organisation teilen und jede ihren eigenen Briefbogen hat. Unter Sichtbarkeit wählt ein Administrator Ganze Organisation oder Bestimmte Gruppen oder Personen.

Nur die Personen, für die eine Vorlage gedacht ist, sehen und verwenden sie, im Chat, in den Office-Add-ins und in der Desktop-App.
Gruppenmitgliedschaften werden live gelesen, auch Gruppen, die per SCIM aus Ihrem Verzeichnis kommen.
Werden alle gewählten Gruppen und Personen gelöscht, kann niemand die Vorlage verwenden. Sie fällt nie auf die ganze Organisation zurück.
Mitglieder sehen eine solche Vorlage auf Meine Office-Vorlagen mit dem Hinweis Für Sie freigegeben.

Welche Vorlage verwendet wird

Nennen Sie sie, dann bekommen Sie sie. Erwähnen Sie die Vorlage in Ihrer Anfrage, zum Beispiel „auf der Vorlage Vertrieb 2026“. Ein Teil des Namens oder ein kleiner Tippfehler genügt, wenn es eindeutig ist. Passen mehrere Vorlagen, werden Sie gefragt.
Derselbe Chat behält seine Vorlage. Die nächste Präsentation oder das nächste Dokument in diesem Gespräch nutzt sie wieder.
Sonst der Standard. Ein Administrator markiert eine Vorlage mit Als Standard. Der Standard einer Gruppe ersetzt für deren Mitglieder den Standard der Organisation, und ein Standard, der einer Person namentlich zugewiesen ist, geht beiden vor. Standards gelten pro Programm: Ein Word-Standard ändert nichts an PowerPoint.
In zwei Gruppen mit eigenem Standard? Dann werden Sie gefragt, welche Vorlage gilt. Wenn Sie die Vorlage nennen, entfällt die Frage.
Mehrere Vorlagen ohne Standard? Dann wird die Vorlage genommen, die Sie zuletzt verwendet haben, sonst die in Ihrer Organisation meistgenutzte, und Sie erfahren, welche. Administratoren sehen auf der Seite Office-Vorlagen einen Hinweis, wenn mehrere Vorlagen der Organisation keinen Standard haben.
Persönliche Vorlagen können nie Standard sein. Nennen Sie Ihre Vorlage, um sie zu verwenden.
Gar keine Vorlage? Eine Präsentation entsteht dann im eigenen Design von DeutschlandGPT, mit Farben und Schrift passend zum Thema. Sie können sich eine Farbe oder einen Stil wünschen, etwa „in Grüntönen“ oder „seriös für den Vorstand“. Für Word und PDF wird Ihnen eine Datei ohne Vorlage angeboten.
Sagen Sie „ohne Vorlage“, wenn eine Präsentation nicht im Design Ihres Unternehmens entstehen soll.

Eine Vorlagendatei, die Sie an eine Chatnachricht anhängen, wird nicht als Office-Vorlage gespeichert. Sie können sie aber als Vorlage für dieses Gespräch verwenden lassen. Damit sie auch in anderen Chats zur Verfügung steht, laden Sie sie auf einer der Seiten oben hoch.

Eine Datei anfordern

Bitten Sie im Chat einfach darum und nennen Sie die Vorlage, wenn es mehrere gibt: „Erstelle eine Präsentation mit 8 Folien zu unseren Quartalszahlen auf unserer Firmenvorlage“. Die fertige Datei erhalten Sie als Download. Office muss dafür nicht installiert sein.

Präsentationen nutzen die Layouts, Farben, Schriften und das Logo der Vorlage. Diagramme und Tabellen sind echte PowerPoint-Diagramme und -Tabellen, die Sie danach bearbeiten können. Text wird nie verkleinert: Eine zu volle Folie wird auf zwei verteilt. Bevor Sie die Datei erhalten, sieht sich der Assistent die fertigen Folien an und korrigiert, was nicht passt – Namen, Zahlen und Zitate werden dafür nie gekürzt. Um eine fertige Präsentation zu ändern, fragen Sie im selben Chat, etwa „mach Folie 3 kürzer“.

Im PowerPoint-Add-in

Öffnen Sie unter der Chateingabe Werkzeuge und dann Vorlage. Das Menü zeigt Automatisch, die Vorlagen Ihres Unternehmens und Ihre persönlichen. Ihre Wahl wird auf diesem Computer gespeichert. Über Vorlage hochladen … im selben Menü fügen Sie eine persönliche PowerPoint-Vorlage hinzu. Das Add-in verwendet nur PowerPoint-Vorlagen.

Mit Automatisch gilt eine Vorlage, die Sie in Ihrer Anfrage nennen. Sonst übernehmen neue Folien das Design der geöffneten Präsentation. Eine leere Präsentation erhält Ihre Standardvorlage oder, falls es keine gibt, das Design von DeutschlandGPT.

In der Desktop-App

Bitten Sie um eine Präsentation, dann wird die .pptx nach Ihrer Freigabe in den geteilten Ordner geschrieben. Die Vorlage wird wie im Chat gewählt. Sie können auch auf eine Vorlagendatei verweisen, die bereits in einem geteilten Ordner liegt. Hier werden nur PowerPoint-Vorlagen verwendet.

Grenzen

Höchstens 30 MB pro Vorlage.
Excel-Vorlagen werden nicht unterstützt.
Vorlagen, deren Design in Beispielfolien statt im Folienmaster steckt, funktionieren: Neue Präsentationen folgen den Titel-, Kapiteltrenner-, Inhalts- und Schlussfolien, die sie zeigen, in deren Schriften und Farben. Das gilt auch für Vorlagen, die aus Canva oder Google Slides exportiert wurden. Das beste Ergebnis erhalten Sie aber, wenn das Design im Master und in den Layouts liegt.
Fußzeilenfelder wie Foliennummer, Fußzeilentext und Datum werden aus der Vorlage übernommen.
Vorlagen der Organisation verwalten Administratoren. Sie sehen sie, können sie aber weder ändern noch löschen.
Gelöschte Vorlagen lassen sich nicht wiederherstellen.