Admin-Erinnerungen
Erinnerungen an die Administratoren Ihrer Organisation, per E-Mail oder in der App, und wie Sie sie ausschalten, pausieren oder selbst anlegen
Admin-Erinnerungen sind kurze Hinweise an die Administratoren Ihrer Organisation, etwa eine Einstellung oder die Mitgliederliste zu prüfen. Einige empfiehlt DeutschlandGPT, andere legen Sie selbst an. Sie finden sie unter Organisationseinstellungen → Allgemein → Admin-Erinnerungen. Sie brauchen dafür die Berechtigung Organisationseinstellungen verwalten.
Wo Erinnerungen erscheinen
- In der App: Eine Glocke neben dem „?" unten in der Seitenleiste zeigt, wie viele Erinnerungen neu sind. Wenn Sie sie öffnen, gelten sie für Sie als gelesen; andere Administratoren behalten ihren eigenen Lesestand.
- Per E-Mail: an die Empfänger, die unter Benachrichtigungen in der Zeile Admin-Erinnerungen eingetragen sind. Ohne Auswahl dort erhalten sie alle Administratoren.
Erinnerungs-E-Mails sind Systemmails. Sie werden auch verschickt, wenn der E-Mail-Versand Ihrer Organisation ausgeschaltet ist. In einer Organisation im Berufsgeheimnisträger-Modus enthält die E-Mail zu einer selbst angelegten Erinnerung nur einen Hinweis und den Link, nicht Ihren Text.
Die Seite
| Bereich | Was Sie dort tun |
|---|---|
| Offen | Die Erinnerungen, die jetzt fällig sind: die verknüpfte Einstellung öffnen, Erledigt, pausieren, ausblenden |
| Alle Erinnerungen | Jede Erinnerung, die für Ihre Organisation gilt, mit Zeitplan, Status und Zustellweg |
| Zustellung | Der Standard für alle Erinnerungen: E-Mail und in der App, Nur in der App oder Aus |
Ausschalten, Nicht anzeigen bis … und Nie mehr anzeigen gelten für alle Administratoren Ihrer Organisation, und jede Änderung steht im Audit-Protokoll. Wieder anzeigen nimmt sie zurück.
Eine Erinnerung, deren Anlass entfällt, verschwindet von selbst. Die Empfehlung, einen zweiten Faktor zu verlangen, endet zum Beispiel, sobald Ihre Organisation ihn verlangt.
Empfehlung im Berufsgeheimnisträger-Modus
Für Organisationen im Berufsgeheimnisträger-Modus, die sich mit Passwort anmelden, empfehlen wir, eine Anmeldung mit zweitem Faktor für alle Mitglieder zu verlangen. Die Empfehlung erscheint einmal im Monat als Erinnerung und auf der Seite Berufsgeheimnis (§203). Die Schaltfläche dort führt zum Schalter unter Anmeldung & SSO. Organisationen im Berufsgeheimnisträger-Modus, die sich über Single Sign-on anmelden, erhalten dieselbe monatliche Empfehlung mit einem Unterschied: Der zweite Faktor wird bei Ihrem Anmeldeanbieter eingestellt (zum Beispiel Microsoft Entra ID oder Google), nicht hier. Erinnerung und Hinweis nennen deshalb Ihren Anbieter, soweit wir ihn erkennen, und haben keine Schaltfläche. Ob Ihr Anbieter den zweiten Faktor schon verlangt, können wir nicht sehen. Wenn ja, wählen Sie bei der Erinnerung „Nie mehr anzeigen“.
Eigene Erinnerung anlegen
Klicken Sie auf Erinnerung anlegen, geben Sie Titel und Text ein, wählen Sie bei Bedarf den Abschnitt der Organisationseinstellungen, den die Erinnerung öffnen soll, und legen Sie fest, wann sie fällig ist: einmalig an einem Datum oder alle paar Tage, Wochen oder Monate.