Wer Ihre Dialoge sehen kann
Was privat bleibt, was Ihre Administratoren sehen können und was nicht, und wie lange etwas gespeichert wird
Die kurze Antwort: Ihre Dialoge gehören Ihnen. Niemand sonst in Ihrer Organisation sieht sie, solange Sie sie nicht teilen, und Administratoren haben keine Schaltfläche, die sie sichtbar macht.
Ihre Dialoge
Ein Dialog gehört dem Konto, das ihn angelegt hat. Er taucht in keinem fremden Verlauf, in keiner fremden Suche und in keinem fremden Export auf.
Teilen ist der einzige Weg, auf dem ein Dialog Ihr Konto verlässt, und es ist immer eine bewusste Handlung. Ein geteilter Dialog wird zu einem Nur-Lese-Link, entweder für jede Person mit dem Link oder nur für die Kolleginnen und Kollegen Ihrer Organisation, die Sie auswählen. Sie können ihn jederzeit wieder zurückziehen. Siehe Geteilte Dialoge.
Was Administratoren sehen können und was nicht
Die Administratoren Ihrer Organisation verwalten Einstellungen, nicht Inhalte.
| Sie können | Sie können nicht |
|---|---|
| Festlegen, welche KI-Modelle verfügbar sind | Ihre Dialoge lesen |
| Eine maximale Speicherdauer für die Organisation festlegen | Ihre Dialoge durchsuchen |
| Nutzungszahlen sehen: Anzahl Nachrichten, Kosten, verwendete Modelle | Sehen, was Sie gefragt oder die KI geantwortet hat |
| Im Audit-Protokoll sehen, wer was getan hat | Dialoginhalte im Audit-Protokoll sehen |
Zwei verwandte Einstellungen gibt es tatsächlich, und beide sind enger gefasst, als ihr Name vermuten lässt: Eine Organisation kann die Sichtbarkeit nicht geteilter Spezialanwendungen und nicht geteilter Dokumentenordner für ihre Administratoren aktivieren. Beides betrifft keine Dialoge. Für Dialoge existiert keine entsprechende Einstellung, und keine Administratorrolle gewährt sie.
Wenn Ihre Organisation die Besprechungsfunktion oder das Diktat nutzt, gelten für diese Transkripte eigene Speicherfristen, die Administratoren steuern. Dialoge sind davon getrennt.
Wie lange etwas gespeichert wird
Die Speicherdauer wird in Tagen festgelegt, an zwei Stellen: von Ihnen für Ihr eigenes Konto und von Ihrer Organisation als Obergrenze.
Es gilt immer der striktere der beiden Werte. Begrenzt Ihre Organisation die Speicherung auf 32 Tage, können Sie kein Jahr wählen; wählen Sie 7 Tage, werden Ihre Dialoge nach 7 Tagen gelöscht, obwohl die Organisation 32 erlauben würde.
Wählbar sind 1, 7, 32, 95 und 365 Tage oder Nie (aufbewahren, bis Sie sie löschen). Eine Organisation ohne gesetzte Obergrenze steht auf Nie; dann entscheidet allein Ihre eigene Wahl.
Einstellen können Sie das unter Datenhaltung → Allgemein.
Was Löschen tatsächlich bedeutet
Läuft die Speicherfrist ab, wird der Dialog aus der Datenbank entfernt. Er wird nicht ausgeblendet oder archiviert und ist danach weder von Ihnen noch vom Support wiederherstellbar. Dasselbe gilt, wenn Sie einen Dialog von Hand löschen oder Ihren gesamten Verlauf leeren.
Das Löschen eines Kontos erfolgt in zwei Schritten. Das Konto wird sofort deaktiviert: Sie können sich nicht mehr anmelden und verschwinden aus Ihrer Organisation. Anschließend wird es 30 Tage aufbewahrt und danach endgültig gelöscht. Für Spezialanwendungen, Projekte und ganze Organisationen gilt dasselbe Verfahren.
Die 30 Tage gibt es, damit eine versehentliche Löschung rückgängig gemacht werden kann. Danach sind die Daten unwiderruflich entfernt.
Löschen ist nicht dasselbe wie Zurückholen. Haben Sie einen Dialog als Link geteilt und jemand hat den Text daraus kopiert, bevor Sie den Link zurückgezogen haben, gehört diese Kopie dieser Person und liegt außerhalb unserer Reichweite. Behandeln Sie einen geteilten Link wie jedes andere Dokument, das Sie verschickt haben.
Eine Kopie Ihrer Daten erhalten
In den Einstellungen gibt es keine Schaltfläche für einen Export. Möchten Sie eine Kopie Ihrer Daten, etwa nach Art. 15 oder Art. 20 DSGVO, wenden Sie sich an den Support. Der Export wird dann für Sie erstellt.
Berufsgeheimnis-Modus
Organisationen, die nach § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, etwa Ärzte, Anwälte, Steuerberater oder Notare, können einen eigenen Modus einschalten. Ein Administrator aktiviert ihn unter Organisationseinstellungen → Sicherheit & Compliance → Berufsgeheimnis (§203).
- Ist der Modus aktiv, läuft die KI-Verarbeitung nur noch bei Anbietern mit einer § 203-Vereinbarung. Modelle ohne einen solchen Anbieter stehen nicht mehr zur Verfügung. Fehlt ein Modell plötzlich in der Auswahl, liegt es meist daran.
- Die Seite gibt es für jedes Organisationskonto, nicht für persönliche Konten. Business-Organisationen schalten den Modus dort selbst ein; bei einem Enterprise-Vertrag verweist die Seite an den Support.
- Sie können den Modus nicht selbst ausschalten. Die Deaktivierung setzt eine schriftliche Bestätigung voraus und läuft über den Support.
Wo die Daten liegen
Verarbeitung und Speicherung finden auf europäischer Infrastruktur statt. Verantwortliche Stelle, Auftragsverarbeiter und Rechtsgrundlage für Ihre Organisation stehen in den Datenschutzhinweisen, die am Fuß jeder Seite verlinkt sind. Betreibt Ihre Organisation DeutschlandGPT unter eigener Marke, führt dieser Link zu den Hinweisen Ihrer Organisation statt zu unseren.
Für die vertragliche Seite, also Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragsverarbeiter und Zertifizierungen, wenden Sie sich an die Administration Ihrer Organisation oder an uns.