Rollen

Rollen legen fest, was Mitglieder in DeutschlandGPT dürfen. Ein Mitglied kann mehrere Rollen haben. Berechtigungen addieren sich: Gewährt irgendeine Rolle eines Mitglieds eine Berechtigung, hat das Mitglied sie. Rollen verwalten Sie unter Organisationseinstellungen → Mitglieder & Zugriff → Rollen.

Rollenliste

Die Tabelle zeigt jede Rolle mit Name, der Zahl ihrer Mitglieder und dem Typ. Über Rollen durchsuchen … finden Sie eine Rolle, der Filter Typ zeigt nur System- oder nur Eigene Rollen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rolle. Das Menü … am Ende der Zeile bietet Bearbeiten (bei einer Rolle, die sich nicht bearbeiten lässt, Ansehen) und bei eigenen Rollen Löschen.

Systemrollen

Zwei Rollen gibt es in jeder Organisation. Sie lassen sich nicht löschen:

Rolle	Beschreibung
Admin	Vollzugriff, auch auf künftig hinzukommende Berechtigungen. Die Rolle kann nicht bearbeitet werden.
User	Die Standardrolle für normale Mitglieder. Ihre Berechtigungen können Sie ändern, die Rolle aber nicht löschen.

Die Admin-Rolle zeigt die Hinweise System-Rolle und Nicht bearbeitbar. Brauchen Sie ähnliche Rechte, legen Sie eine neue Rolle an.

Eigene Rolle anlegen

Klicken Sie auf Rolle erstellen. Die neue Rolle öffnet sich, und Sie geben einen Namen und optional eine Beschreibung ein. Nach dem Speichern zeigt die Rollenseite die Berechtigungen und die Mitglieder, die diese Rolle haben. Eigene Rollen können Sie jederzeit löschen, etwa über Löschen im Menü … der Rolle. Wer eine gelöschte Rolle hatte, verliert sie.

Berechtigungen festlegen

Der Berechtigungseditor hat zwei Bereiche:

• Für Mitglieder: Funktionen, die Mitglieder für ihre eigene Arbeit nutzen.
• Verwaltung (Admin): Rechte über Daten anderer Mitglieder oder die ganze Organisation. Dieser Bereich ist eingeklappt, bis Sie ihn aufklappen.

Jeder Bereich ist in Abschnitte gegliedert. Der Zähler neben einem Abschnitt, etwa „4 von 6 erlaubt“, zeigt, wie viele seiner Berechtigungen eingeschaltet sind. Alle aktivieren schaltet alle Berechtigungen eines Abschnitts ein.

Eine bestimmte Berechtigung finden Sie schnell über Berechtigungen suchen… oder mit Nur erlaubte anzeigen. Zu jeder Berechtigung steht im Editor eine kurze Erklärung.

Mit einer Vorlage beginnen

Vorlage anwenden: setzt eine Rolle in einem Schritt zurück:

• Standard-Mitglied: dieselben Rechte, die die vordefinierte Rolle User standardmäßig erhält.
• Alle Rechte (Admin): jede Berechtigung, die auf der Seite sichtbar ist, einschließlich aller Admin-Rechte.

Bevor sich etwas ändert, zeigt ein Dialog, wie viele Berechtigungen hinzukommen und wegfallen. Produkte, die für Ihre Organisation nicht freigeschaltet sind, bleiben unverändert.

Rolle zuweisen

Klicken Sie auf der Rollenseite unter Mitglieder auf Hinzufügen und wählen Sie Personen oder Gruppen. Bei einer Gruppe erhalten deren aktuelle Mitglieder die Rolle einmalig. Spätere Änderungen an der Gruppe wirken sich nicht auf die Rolle aus.

Um eine Rolle wieder wegzunehmen, klicken Sie in der Zeile des Mitglieds auf Rolle entziehen. Die Rollen eines einzelnen Mitglieds können Sie auch auf der Seite Mitglieder ändern.

Wenn eine Berechtigung fehlt

Eine fehlende Berechtigung erklärt sich nicht, sie blendet aus: Der Eintrag in der Seitenleiste fehlt, eine Schaltfläche fehlt oder ist ausgegraut, oder die Seite zeigt beim direkten Aufruf „nicht gefunden“ bzw. „Kein Zugriff“. Eine Schaltfläche „Zugriff anfragen“ gibt es nicht. Mitglieder wenden sich an eine Administratorin oder einen Administrator. Diese ergänzen die Berechtigung in einer ihrer Rollen oder weisen eine Rolle zu, die sie enthält. Ein Entzug wirkt sofort, auch für bereits angemeldete Personen. In der Desktop-App hängt das Ausführen von Befehlen auf dem eigenen Rechner in Cowork und in Code an „Code in der Desktop-App nutzen“. Wer Cowork, aber nicht Code hat, behält dort alle Datei- und Dokumentwerkzeuge, kann aber keine Befehle ausführen.

Eine Rolle legt fest, was eine Person grundsätzlich darf. Ob sie eine bestimmte Spezialanwendung, einen Ordner oder ein Projekt öffnen darf, entscheidet sich am Element selbst, siehe Einzelne Elemente teilen.

Nicht zu verwechseln mit Einstellungen → Berechtigungen im eigenen Konto: Dort legen Sie fest, was der Assistent in Ihrem Namen ohne Rückfrage tun darf. Mit Rollen hat das nichts zu tun.

Einzelne Elemente teilen

Spezialanwendungen, Skills, Dokumentenordner, Projekte, Workflows und Prompt-Vorlagen haben jeweils einen eigenen Freigabedialog (Teilen, in manchen Editoren Zugriff verwalten). Dort geben Sie einzelnen Nutzern oder Gruppen Zugriff:

Stufe	Bedeutung
Bearbeiten	Darf das Element ändern und weiter teilen
Lesen	Darf es öffnen; bei einer Anwendung oder einem Skill: nutzen
Kein Zugriff	Kein Zugriff über diesen Eintrag

Prompt-Vorlagen und geteilte Chats lassen sich nur lesend teilen. Ein verbundenes Integrationskonto wird als Kann verwenden geteilt.

Um ein einzelnes Element allen zur Verfügung zu stellen, teilen Sie es mit der Gruppe Alle Benutzer als Lesen. Dann kann die ganze Organisation genau diese Anwendung nutzen, ohne dass alle die Anwendungen ihrer Kolleginnen und Kollegen nutzen dürfen.

• Freigaben addieren sich, die stärkste gilt. Wer direkt Lesen und über eine Gruppe Bearbeiten hat, hat Bearbeiten.
• Eine Freigabe erfolgt immer am Element, in seinem Freigabedialog. Eine neue Gruppe ändert nichts, bis sie dort hinzugefügt wird.
• Teilen können nur die Eigentümerin bzw. der Eigentümer oder wer Bearbeiten hat, und nur wenn ihre Rolle das Teilen für diese Art von Element erlaubt (zum Beispiel „Spezialanwendungen teilen“). Sonst fehlt die Option.

Gesperrtes Konto oder gesperrte Organisation

Hat DeutschlandGPT ein Konto oder eine ganze Organisation gesperrt, kann sich die Person weiterhin anmelden. Jede Seite zeigt dann aber nur eine Karte mit der Überschrift Konto gesperrt oder Organisation gesperrt und dem Grund. Chat, API, Workflows und die Apps funktionieren nicht mehr. Anders als eine fehlende Berechtigung, die einzelne Einträge ausblendet, ersetzt die Karte alles.

Keine Administratorin und kein Administrator der Organisation kann eine Sperre aufheben, und Änderungen an Rollen oder Gruppen helfen nicht. Sperren verwaltet DeutschlandGPT zentral: Folgen Sie dem Hinweis auf der Karte oder wenden Sie sich an den Support. Organisationen mit Enterprise-Vertrag sehen einen Eintrag im Audit-Log. Als Handelnder steht dort DeutschlandGPT, und ein Eintrag zu einem einzelnen Mitglied wiederholt den Grund nicht, den dieses Mitglied angezeigt bekam.

Berechtigungsübersicht

Der Editor zeigt nur Berechtigungen für Produkte, die Ihre Organisation hat. Die Tabellen unten nennen die Berechtigungen, die jede Organisation sieht.

Für Mitglieder

Chat-Grundfunktionen

Berechtigung	Was sie erlaubt
Internetsuche im Chat nutzen	Den Assistenten im Internet suchen und Webseiten lesen lassen
Dateien im Chat hochladen und auswerten	Dateien über die Büroklammer anhängen und auswerten lassen
Seite Generierte Dateien nutzen	Die Seite mit den Dateien, die der Assistent erzeugt hat
KI-Modell selbst auswählen	Im Chat ein anderes Modell wählen und eigene Standardmodelle festlegen
Diktieren (Sprache zu Text)	Per Mikrofon ins Eingabefeld diktieren
Antworten vorlesen lassen	Die Schaltfläche zum Vorlesen an Antworten
Agenten-Modus im Chat nutzen	Den Assistenten verbundene Dienste bedienen und Dokumentenordner durchsuchen lassen
Eigene Dialoge teilen	Einen Dialog per Link mit Personen der Organisation teilen
Eigene Dialoge öffentlich teilen	Einen Dialog über einen öffentlichen Link teilen, der ohne Konto funktioniert
Projekte nutzen	Chat-Projekte öffnen und darin arbeiten
Neue Projekte anlegen	Die Schaltfläche „Neues Projekt“
Eigene Projekte teilen	Ein Projekt mit Personen oder Gruppen teilen
Glossar der Organisation im Chat anwenden	Das Glossar der Organisation in den eigenen Chats automatisch berücksichtigen

Inhalte & Wissen

Berechtigung	Was sie erlaubt
Eigene Dokumentenordner anlegen	Dokumentenordner anlegen und Dateien hineinladen
Dokumentenordner nutzen	Die Seite Dokumentenordner und die Ordnerauswahl im Chat
Eigene Dokumentenordner teilen	Einen Ordner mit Personen oder Gruppen teilen
Eigene Spezialanwendungen erstellen	Spezialanwendungen anlegen, duplizieren oder übernehmen
Spezialanwendungen nutzen	Eigene und geteilte Spezialanwendungen verwenden
Vorlagen-Galerie für Spezialanwendungen sehen	Die Vorlagen-Galerie durchsuchen
Eigene Spezialanwendungen teilen	Eine Anwendung mit Personen oder Gruppen teilen
Spezialanwendungen als Vorlage für die Organisation veröffentlichen	Eine eigene Anwendung in die Galerie der Organisation stellen
Eigene Skills erstellen	Skills anlegen oder hochladen
Eigene Skills teilen	Einen Skill mit Personen oder Gruppen teilen
Eigene Prompt-Vorlagen erstellen	Prompt-Vorlagen anlegen
Eigene Prompt-Vorlagen teilen	Eine Prompt-Vorlage teilen (Empfänger können sie lesen)

Die Galerie-Berechtigungen sind bewusst von „Spezialanwendungen nutzen“ getrennt: Eine Rolle kann die Galerie durchsuchen, ohne eigene Anwendungen zu bauen. Um eine Vorlage zu übernehmen, braucht es zusätzlich „Eigene Spezialanwendungen erstellen“.

Automatisierung

Berechtigung	Was sie erlaubt
Geplante Aufgaben anlegen und verwalten	Den Assistenten Aufgaben zeitgesteuert ausführen lassen
Workflows nutzen (Produkt öffnen)	Workflows öffnen und eigene sowie geteilte Workflows sehen
Eigene Workflows erstellen	Workflows anlegen, importieren oder duplizieren
Workflows bearbeiten	Eigene und mit Bearbeitungsrecht geteilte Workflows bearbeiten und veröffentlichen
Workflows ausführen	Workflows starten, abbrechen und Freigaben darin bestätigen
Eigene Workflows löschen	Selbst erstellte Workflows löschen
Eigene Workflows teilen	Einen Workflow mit Personen oder Gruppen teilen
Workflows als Vorlage für die Organisation veröffentlichen	Einen Workflow als Vorlage für die ganze Organisation speichern

Integrationen

Berechtigung	Was sie erlaubt
Eigene Integrationen verbinden und im Chat nutzen	Eigene Konten unter Konto → Integrationen verbinden und verwenden
MCP-Server nutzen	Eigene und geteilte MCP-Server nutzen
MCP-Server anlegen	Einen eigenen MCP-Server hinzufügen. Setzt „MCP-Server nutzen“ voraus
Eigene MCP-Server teilen	MCP-Server mit Personen oder Gruppen teilen

Apps & Erweiterungen

Berechtigung	Was sie erlaubt
Desktop-App nutzen	Anmeldung in der Desktop-App. Ohne diese Berechtigung ist keine Anmeldung möglich
Cowork in der Desktop-App nutzen	Mit Dateien in freigegebenen Ordnern auf dem eigenen Computer arbeiten
Code in der Desktop-App nutzen	In freigegebenen Projektordnern arbeiten und Befehle auf dem eigenen Computer ausführen
Word-Add-in nutzen	Anmeldung und Chat im Word-Add-in
Excel-Add-in nutzen	Anmeldung und Chat im Excel-Add-in
PowerPoint-Add-in nutzen	Anmeldung und Chat im PowerPoint-Add-in
Outlook-Add-in nutzen	Anmeldung und Chat im Outlook-Add-in
Chrome-Erweiterung und Browser-Steuerung nutzen	Die Chrome-Erweiterung und die Steuerung eines verbundenen Chrome-Browsers

Cowork und Code setzen beide „Desktop-App nutzen“ voraus. So geben Sie den Zugriff auf lokale Dateien nur Beschäftigten, die dazu eingewiesen wurden.

Weitere Produkte

Enthält die Berechtigungen weiterer Produkte Ihrer Organisation, zum Beispiel Lernkurse absolvieren, sobald die Lernplattform aktiv ist.

Benachrichtigungen

Berechtigung	Was sie erlaubt
Neuigkeiten (Changelog-Updates) sehen	Die Karte „Neuigkeiten“ in der Seitenleiste und die Neuigkeiten im Hilfe-Menü (?)

Führen Sie Funktionen nur für ausgewählte Beschäftigte ein, können Sie diese Hinweise für einzelne Rollen ausblenden. Feedback, Hilfe und Störungsmeldungen bleiben sichtbar.

Verwaltung (Admin)

Organisation & Abrechnung

Berechtigung	Was sie erlaubt
Organisationseinstellungen verwalten	Die zentralen Einstellungen der Organisation, darunter SSO, Integrationen und Datenaufbewahrung
KI-Modelle der Organisation verwalten	Festlegen, welche KI-Modelle verfügbar sind, und eigene Modelle anlegen
Abrechnung und Lizenzen verwalten	Lizenzen kaufen und zuweisen, Rechnungen herunterladen, Pay-as-you-go verwalten
Lizenzen zuweisen	Bereits gekaufte Lizenzen Mitgliedern zuweisen, entziehen oder in eine freie Lizenz einer anderen Stufe verschieben und die Nutzung jedes Mitglieds in Prozent sehen. Keine Käufe, Rechnungen oder Pay-as-you-go. Zusammen mit „Mitgliederliste einsehen“ vergeben
Nutzung aller Mitglieder einsehen	Nutzungsstatistiken ansehen und exportieren
Audit-Protokoll einsehen	Das Audit-Protokoll ansehen und exportieren (nur im Enterprise-Tarif)
Platform API nutzen und API-Schlüssel verwalten	Die Platform API öffnen und API-Schlüssel verwalten
Guthaben und Ausgabenlimits verwalten	Guthaben kaufen und Ausgabenlimits für Platform API und Workflows verwalten

„Organisationseinstellungen verwalten“ gehört zu den mächtigsten Berechtigungen. Geben Sie sie nur Personen, die die Organisation verwalten.

Mitglieder, Gruppen & Rollen

Berechtigung	Was sie erlaubt
Mitgliederliste einsehen	Alle Mitglieder mit E-Mail, Rollen und Status sehen
Mitglieder einladen	Mitglieder per E-Mail einladen und offene Einladungen zurückziehen
Mitglieder bearbeiten und Rollen zuweisen	Namen ändern, Mitglieder aktivieren oder deaktivieren, Rollen zuweisen
Mitglieder aus der Organisation entfernen	Ein Mitglied endgültig entfernen
Alle Gruppen der Organisation einsehen	Alle Gruppen und ihre Mitglieder sehen
Gruppen erstellen	Neue Gruppen anlegen
Gruppen bearbeiten und Mitglieder zuordnen	Gruppen, ihre Mitglieder und Funktionen je Gruppe ändern
Gruppen löschen	Eine eigene Gruppe löschen
Rollen einsehen	Rollen und ihre Berechtigungen sehen. Auch nötig, um eine Rolle zuzuweisen
Rollen erstellen	Neue Rollen anlegen
Rollen und ihre Berechtigungen bearbeiten	Name und Berechtigungen einer Rolle ändern
Rollen löschen	Eine eigene Rolle löschen

„Mitglieder bearbeiten und Rollen zuweisen“ erlaubt auch, bestehende Admin-Rollen weiterzugeben.

Inhalte anderer Mitglieder

Berechtigung	Was sie erlaubt
Glossareinträge der Organisation anlegen	Glossareinträge anlegen oder duplizieren
Glossareinträge der Organisation bearbeiten	Bestehende Glossareinträge ändern
Glossareinträge der Organisation löschen	Glossareinträge löschen
Skills anderer Mitglieder per Link öffnen	Jeden Skill der Organisation über seinen Link lesend öffnen

Integrationen der Organisation

Berechtigung	Was sie erlaubt
WebDAV-Konnektoren anlegen	Einen WebDAV-Dateikonnektor anlegen, zum Beispiel für Nextcloud
WebDAV-Konnektoren der Organisation bearbeiten	Jeden WebDAV-Konnektor bearbeiten, auch fremde
WebDAV-Konnektoren der Organisation löschen	Jeden WebDAV-Konnektor löschen, auch fremde

Produkte organisationsweit verwalten

Enthält die Admin-Rechte weiterer Produkte, zum Beispiel Lernkurse zuweisen und den Lernfortschritt einsehen. Siehe Lernen.